Erilainen budjetointikausi on käynnissä – ensi vuoteen liittyy paljon epävarmuutta, mikä näyttäytyy monilla toimialoilla varovaisina ja hajanaisina arvioina tuleviin tuloihin ja menoihin liittyen.
Menestyvät yritykset varmistavat budjetointiprosessiensa onnistumisen seuraavia käytäntöjä hyödyntäen:
- Aloitetaan uusi budjetointikierros vasta sitten, kun on saatavilla riittävästi dataa käynnissä olevan ja aiempien kausien tapahtumista ja asianmukaiset analyysit on tehty.
On ilmiselvää, että rullaava tiedon hyödyntäminen kaikessa johtamisessa ja suunnittelussa keventää merkittävästi työtä budjetointiprosessia tukevan datan keräämiseksi. Tänä vuonna moni yritys aloittanee uuden tilikauden budjetoinnin myöhemmin kuin ovat aiemmin tottuneet, mikä antaa paremmat valmiudet toteumadatan hyödyntämiselle suunnittelussa ja erilaisissa skenaarioissa.
2. Luodaan läpinäkyvä ja osallistava budjetointiprosessi.
Jo paljon ennen kuin aloitetaan lukujen syöttäminen budjetointiohjelmaan, pitää jokaisella tulosvastuussa olevalla olla yhtenäinen näkemys realistisista ja saavutettavissa olevista tavoitteista uudelle kaudelle. Läpinäkyvä ja avoimen selkeä kommunikointi vähentää merkittävästi riskiä, että ylimmän johdon ja tulosvastuussa olevien osien välille ei pääse syntymään ”näkemyskuilua” tavoitetasoista. Pahimmillaan näkemyserojen selvittäminen vie huomion saavutettavissa olevilta yhteisiltä voitoilta. Avoimuus auttaa myös havaitsemaan organisaatioon salakavalasti ilmestyneitä siiloja.
3. Ylläpidetään ajantasaiset, yhteismitalliset ja kaikille yhteiset tietomallit
Jopa läpinäkyvä ja oikea-aikainen budjetointi voi epäonnistua, jos suunnittelun lähtötiedot eivät ole kunnossa. Mitä useampi budjetointiprosessiin osallistuu, sitä tärkeämpää on, että kaikilla on käytössää samat tiedot. On tärkeää nimetä yhteiset käsitteet ja rakenteet, joilla budjetti rakennetaan. Vähintäänkin yhtä tärkeää on nimetä prosessin omistaja, joka vastaa tiedon ajantasaisuudesta, budjettiversioista, -kursseista sekä aikatauluista iterointikierroksiin liittyen.
Tähän asti vuosi 2020 on pakottanut organisaatioita kaikkialla maailmassa uudelleenarvioimaan liiketoiminnan suunnitteluun, budjetointiin ja ennustamiseen liittyviä prosessejaan ja käytössä olevien työkalujen soveltuvuutta. Äkkipysähdyksestä lähtenyt muutostarve on herättänyt monet datan visualisoinnista innostuneet talouspäälliköt ja -johtajat siirtämään jatkuvaa suunnittelua Excelistä ohjelmistoihin (esim. Huubia), jotka mahdollistavat edellä mainittujen kolmen kohdan toteuttamisen.
